職場やチームでのシフト管理、毎回Excelや紙で作るのは手間がかかりますよね。
実は「Googleカレンダー」を使えば、無料で・誰でも・どこからでも確認できるシフト表を作成できます。
スマホやPCから共有も簡単で、変更もリアルタイムに反映。
この記事では、Googleカレンダーを活用してシフト表を作成・共有・自動化する方法をわかりやすく解説します。
初心者でも今日からすぐ使える設定例や便利な活用術も紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。
Googleカレンダーをシフト表として使うメリット
Googleカレンダーをシフト表に活用する最大のメリットは「共有のしやすさ」と「リアルタイム更新」です。
クラウド上に保存されるため、誰かが変更しても即時に反映され、常に最新のシフトを確認できます。
さらに、スマートフォンアプリでも閲覧・編集できるため、外出先でも勤務時間をチェック可能。
シフト表をメールや紙で配布する手間がなくなります。
主なメリットは以下のとおりです。
- ✅ 無料で利用できる
- ✅ スマホ・PCどちらからもアクセス可能
- ✅ 共有設定が柔軟（閲覧専用／編集可能など）
- ✅ カラー分けで見やすく整理できる
- ✅ Googleスプレッドシートやフォームと連携できる
特に中小企業やパート・アルバイトのシフト管理には最適なツールです。
シフト用カレンダーを新規作成する手順
まずはシフト専用のカレンダーを作成しましょう。
プライベートの予定と混ざらないように、業務用カレンダーを分けるのがポイントです。
手順：
- Googleカレンダーにアクセス
ブラウザで https://calendar.google.com にアクセスします。 - 左側の「マイカレンダー」から新規作成
「＋」ボタンをクリックし、「新しいカレンダーを作成」を選択します。 - カレンダー名を設定
例：「シフト表（店舗A）」など、チーム名や店舗名がわかる名前にします。 - 説明とタイムゾーンを設定
説明欄に「〇〇店勤務シフト表」などを記入しておくと便利です。 - 作成をクリック
これで、シフト専用カレンダーの準備が完了です。
シフトを登録してみよう（基本操作）
カレンダーが準備できたら、実際にシフトを登録してみましょう。
例：スタッフAさんの勤務予定を登録
- カレンダー上の希望日をクリック
- 「タイトル」に名前を入力（例：「Aさん 9:00〜17:00」）
- 「時間帯」を設定（開始・終了時刻）
- 「カレンダー」を「シフト表（店舗A）」に変更
- 「保存」をクリック
この操作を繰り返せば、1か月分のシフト表が簡単に完成します。
曜日ごとにコピーして貼り付けると、同じ勤務パターンを効率的に登録できます。
色分けで見やすくするテクニック
Googleカレンダーでは、イベントごとに色を設定できます。
シフト表として使う際は、担当者別・役職別・勤務パターン別に色を分けると、視認性が格段にアップします。
色分けの例：
| 分類 | 色 | 意味 |
|---|---|---|
| 店長シフト | 赤 | 責任者勤務 |
| アルバイトA | 青 | 通常勤務 |
| アルバイトB | 緑 | 午後勤務 |
| 休み | グレー | 休日・非番 |
視覚的に一目でわかるため、シフト表がよりわかりやすくなります。
また、Googleカレンダーの「カスタムカラー」も利用すると、さらに柔軟に設定可能です。
チームで共有する設定
シフト表はチーム全員が確認できるように共有設定をしておきましょう。
手順：
- 左側の「マイカレンダー」一覧から、シフトカレンダーの「︙」をクリック
- 「設定と共有」を選択
- 「特定のユーザーと共有」を開く
- メールアドレスを入力して追加
- 権限を設定（閲覧のみ／編集可など）
これで、共有されたメンバーは同じカレンダーを見られるようになります。
「閲覧のみ」にしておけば、勝手に編集される心配もありません。
スマホでもシフト確認できるようにする
Googleカレンダーのアプリを使えば、外出先からでもシフトを確認可能です。
特にパート・アルバイトの方が多い場合、スマホで閲覧できるようにすることは必須です。
手順：
- App Store または Google Play から「Googleカレンダー」アプリをインストール
- 共有されているGoogleアカウントでログイン
- カレンダー一覧から「シフト表」をオンにする
これで、カレンダーが自動的に同期され、常に最新のシフトをスマホで確認できます。
通知をオンにすれば、勤務開始の30分前などにアラームを出すことも可能です。
Googleスプレッドシートと連携して自動化する
Googleカレンダーの便利な応用として、GoogleスプレッドシートやGoogleフォームとの連携があります。
例えば、次のような活用が可能です。
✅ Googleフォームでシフト希望を集める
- フォームに「名前」「希望日」「勤務時間」などを入力
- 回答をスプレッドシートに自動記録
- スクリプト（Apps Script）を使って自動的にカレンダーに登録
✅ スプレッドシートから自動で予定を追加する
Apps Script（簡単なJavaScript）を使うと、シートのデータを読み取り、Googleカレンダーに自動反映できます。
これにより、シフト作成作業を大幅に効率化できます。
<h2>シフト表の印刷・エクスポート方法</h2>
紙でも掲示したい場合は、Googleカレンダーの印刷機能を使いましょう。
手順：
- 右上の歯車マーク → 「印刷」を選択
- 表示期間（月間／週表示など）を選ぶ
- カラー・用紙サイズを設定
- 「印刷」または「PDF保存」をクリック
また、「設定」からエクスポートを選ぶと、.icsファイルとして他のカレンダーアプリにインポートすることも可能です。
Googleカレンダーを使うときの注意点
便利なGoogleカレンダーですが、注意すべき点もあります。
- 無料版は権限管理が限定的（誤操作のリスクあり）
- 多数のイベントを一度に登録すると動作が重くなることがある
- Googleアカウントを持っていない人は閲覧できない場合がある
これらを回避するために、共有設定を慎重に行い、バックアップとして月ごとにエクスポートしておくと安心です。
まとめ
Googleカレンダーを活用すれば、シフト表の作成・共有・確認が驚くほどスムーズになります。
ポイントのまとめ：
- シフト専用カレンダーを作成して運用する
- 色分けで担当者や勤務時間を見やすく整理
- 共有設定でチーム全体がいつでも閲覧可能
- スマホアプリやスプレッドシート連携でさらに便利に
Excelでのやりとりや、紙の張り替え作業から解放されるだけでなく、
勤務管理の効率化・ミス防止にもつながります。
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