職場の人員管理に欠かせない「シフト表」。
しかし、いざ作ろうとすると「どんなレイアウトが使いやすいのか」「チームに合った形はどれか」と迷うことも多いものです。
シフト表は見た目のデザインだけでなく、誰が見ても分かりやすい構成であることが重要です。
この記事では、シフト表の代表的なレイアウトの種類を紹介しながら、それぞれのメリット・デメリット、選び方のポイント、そして効率的に作成するコツをわかりやすく解説します。
飲食店、病院、介護施設、オフィスなど、業種に合わせた最適なフォーマット選びの参考にしてください。
シフト表とは？基本の役割をおさらい
シフト表とは、スタッフ一人ひとりの勤務予定を一覧で管理するための表のことです。
業種によって呼び方は「勤務表」「出勤表」「勤務シフト」などさまざまですが、目的は共通しています。
主な役割は以下の通りです。
- 誰が、いつ、どの時間帯に働くかを明確にする
- 勤務時間の偏りや休みのバランスを把握する
- 人員不足や勤務重複を防ぐ
- 労働時間の集計や給与計算に役立てる
特に多くのスタッフを抱える店舗や施設では、シフト表の見やすさや更新のしやすさが業務効率を左右するほど重要になります。
シフト表のレイアウトは大きく分けて4タイプ
シフト表のレイアウトには、業種や目的に応じてさまざまな形式があります。
ここでは、代表的な4つのレイアウトを紹介します。
① 横軸に日付、縦軸にスタッフを並べるタイプ（スタッフ別形式）
もっとも一般的で、飲食店や小売業で多く採用されています。
たとえば横に「1日、2日、3日…」と日付を並べ、縦に「田中、鈴木、佐藤…」とスタッフ名を配置します。
メリット
- 誰がどの日に出勤するかが一目で分かる
- 各スタッフの休み・出勤状況をすぐ確認できる
- ExcelやGoogleスプレッドシートで簡単に作れる
デメリット
- 一日の全体人員配置を確認しにくい
- チーム全体の「時間帯別シフト」のバランスが見えにくい
向いている職場
飲食店、小売業、美容室、コールセンターなど「個人別の勤務管理」が重視される職場
② 横軸に時間帯、縦軸に日付を並べるタイプ（日別・時間帯形式）
こちらは、1日の勤務時間を中心に構成するレイアウトです。
日付ごとに、「早番・中番・遅番」などの時間帯で担当者を記入します。
メリット
- 1日の人員配置が把握しやすい
- 忙しい時間帯の人手不足をすぐ確認できる
- シフト全体のバランスを取りやすい
デメリット
- 個々のスタッフの出勤日を追いにくい
- 長期間のシフト（1か月分など）を一覧化しづらい
向いている職場
病院、介護施設、警備業、製造業など「時間帯ごとの人員配置」が重要な現場
③ カレンダー型（月間表示）シフト表
カレンダーのように日付をマス目で配置し、その中に担当者や勤務区分を記入するタイプです。
ExcelやGoogleカレンダー、または専用シフトアプリでもよく採用されています。
メリット
- 一般的なカレンダー感覚で直感的に見やすい
- 祝日や週末などの特定日が一目で分かる
- チーム全員の予定を共有しやすい
デメリット
- 人数が多いとマスが小さくなり、見づらくなる
- 出勤・休みなど細かい情報管理には不向き
向いている職場
小規模オフィス、塾、シフトの自由度が高い職場、フリーランスチームなど
④ ガントチャート形式（棒グラフ型シフト表）
時間の流れを横棒で表すタイプです。
プロジェクト管理やエンジニア、工場勤務など、時間の重なりや作業工程を視覚的に確認したい場合に有効です。
メリット
- 時間帯ごとの勤務重なりが視覚的に分かる
- シフト時間の長短を直感的に把握できる
- スケジュール管理ツールとの親和性が高い
デメリット
- 作成に手間がかかる
- 紙に印刷する場合はレイアウト調整が難しい
向いている職場
製造業、イベント運営、IT業界、物流倉庫など
シフト表の作り方のコツ
レイアウトを選んだ後は、見やすく運用しやすい表を作る工夫が必要です。
ここでは実務で役立つポイントを紹介します。
● 色分けを活用する
シフト表は視覚的に見やすくすることで、確認ミスを減らせます。
- 早番＝青
- 中番＝黄
- 遅番＝赤
- 休み＝灰色
といった具合に色分けすると、誰でも直感的に理解できます。
● フォントサイズを統一する
見やすさを意識して、フォントサイズや書体をそろえることも大切です。
Excelでは「セルの中央揃え」「縦方向の揃え」も設定して、レイアウトを整えましょう。
● 自動計算を取り入れる
勤務時間の合計や出勤日数は、数式で自動化できます。
例：=COUNTIF(範囲,"出勤") や =SUM(勤務時間範囲)
手作業による集計ミスを防ぎ、作業時間も短縮できます。
● 共有しやすいフォーマットを使う
複数人で管理する場合は、Googleスプレッドシートやシフト管理アプリが便利です。
リアルタイムで変更を共有できるため、修正の手間が減ります。
職場別・おすすめのシフト表レイアウト
職種やチーム構成によって、最適なレイアウトは異なります。
以下の表は、職場タイプごとのおすすめ形式をまとめたものです。
| 職場タイプ | おすすめレイアウト | 理由 |
|---|---|---|
| 飲食店・小売業 | スタッフ別形式 | 出勤・休みのバランスを把握しやすい |
| 介護施設・病院 | 日別・時間帯形式 | 時間帯ごとの人員配置を管理しやすい |
| オフィス・事務職 | カレンダー形式 | 全員の予定を共有しやすい |
| 製造業・倉庫 | ガントチャート形式 | 時間帯の重なりを視覚的に把握できる |
| イベント運営 | ガントチャート形式 | 準備・本番・撤収など工程が明確 |
| 教育機関・塾 | カレンダー形式 | 授業日や担当をひと目で確認できる |
シフト表作成を効率化するツール
近年では、無料・有料を問わず便利なシフト作成ツールが増えています。
- Googleスプレッドシート：オンラインで共有しやすく、テンプレートも豊富
- Excelテンプレート：自社カスタマイズがしやすい
- シフトボード／LINE WORKS：スマホアプリでスタッフと連携可能
- ジョブカン／シフオプ：勤怠管理や自動割り当て機能つき
これらを活用することで、担当者の作業負担を大幅に軽減できます。
見やすいシフト表デザインのポイント
- 1ページに全員分を収める（印刷・共有しやすい）
- 余白を適度にとる（詰め込みすぎない）
- 色・線の使いすぎに注意（シンプルが見やすい）
- 休日・祝日を明示する（背景色や枠線で区別）
- 更新日を明記する（最新版かどうか判断しやすい）
これらを意識することで、どんな職場でも「使いやすい」と感じてもらえる表になります。
まとめ
シフト表のレイアウトは、業種や職場環境によって最適解が異なります。
- 個人の予定を重視するなら「スタッフ別形式」
- 1日の人員配置を重視するなら「時間帯形式」
- 見やすさ重視なら「カレンダー形式」
- 工程や時間重なりを重視するなら「ガントチャート形式」
自分の職場に合わせて、**「誰にとって見やすいか」**を考えることが最も大切です。
見やすく整ったシフト表は、業務効率を上げるだけでなく、チーム全体の信頼感や安心感にもつながります。
まずは現場の声を聞きながら、最適なレイアウトを選んでみましょう。
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