当番表やシフト表を作るとき、「誰をどの日に入れるか」「公平に分けるにはどうすればいいか」と頭を悩ませる方は多いのではないでしょうか。
会社やお店、学校、PTA、地域活動など、さまざまな場面で当番やシフトを組む必要があります。
この記事では、当番表やシフト表を効率的に作るための考え方・コツ・実践方法をわかりやすく解説します。
エクセルや無料ツールを使った作り方の例も交えながら、「誰でも納得できるスケジュール作り」ができるようになるヒントをお伝えします。
当番表・シフト表の目的を明確にする
まず大切なのは、「何のための当番表・シフト表なのか」を明確にすることです。
目的が曖昧だと、後から「この人は入っていない」「担当が重なっている」といったトラブルが起きがちです。
たとえば：
- 職場：業務の分担、受付や清掃のローテーション
- お店：営業時間内で必要な人数の配置を確保
- 学校やPTA：公平な当番制による負担の分散
- 地域活動：定期的な見回りや清掃当番の順番決め
目的を最初に明確にすることで、作成ルールが自然と決まってきます。
「公平さ」や「効率性」を重視するのか、「希望を優先」するのかなど、チームの合意を取っておくことがトラブル防止の第一歩です。
シフト・当番表作成の基本ステップ
当番表を作るときは、次のような流れで進めるとスムーズです。
① 担当者リストを作る
まず、対象となるメンバー全員をリストアップします。
名前だけでなく、連絡手段（メールやLINEなど）もまとめておくと便利です。
② 期間・頻度を決める
「1週間ごと」「1か月単位」「日替わり」など、周期を決めましょう。
短すぎると管理が大変になり、長すぎると柔軟な対応が難しくなります。
業務の性質に合わせて、現実的な期間を設定します。
③ 必要人数と条件を設定する
1日あたりに必要な人数や条件（資格保有者、男女バランス、経験者の配置など）を明確にします。
条件が曖昧だと偏りが生まれやすくなります。
④ 希望を聞く（可能なら）
特に職場や店舗では、希望シフトの提出を受け付けると満足度が高まります。
GoogleフォームやExcelの共有シートを活用すると便利です。
⑤ 配置を決定して表にまとめる
条件と希望を見ながら配置を決定します。
ExcelやGoogleスプレッドシートを使えば、簡単に調整や修正ができます。
公平なシフトを作るための考え方
シフト作りで最も重要なのが「公平性」です。
特定の人に負担が偏ると不満が生まれ、チームの雰囲気にも影響します。
公平なシフトを作るための考え方には、次の3つがあります。
① 回数の均等化
当番や勤務回数ができるだけ均等になるようにする。
Excelの「COUNTIF関数」などを使えば、誰が何回当番になっているかを簡単に数えることができます。
② 時間帯の公平
早番・遅番がある場合は、同じ人が偏らないようにします。
「先週早番だった人は今週遅番」など、週ごとにローテーションを回す仕組みを考えるとよいでしょう。
③ 曜日の偏りを防ぐ
特定の人に「毎週月曜」「毎週土曜」などが続かないようにします。
Excelなら「MOD関数」や「RANDBETWEEN関数」を使ってランダムに割り当てる方法もあります。
シフト作りをスムーズにするコツ
実際に当番表を作る際には、ちょっとした工夫でぐっと効率が上がります。
コツ①：テンプレートを作っておく
毎回一から作るのではなく、テンプレートを用意しておきましょう。
Excelやスプレッドシートで「月別テンプレート」を作っておくと、翌月以降は日付を変えるだけで済みます。
コツ②：自動化できるところは自動化する
Excel関数やマクロを使えば、「日付自動入力」や「曜日判定」などを自動で処理できます。
関数例：
=TEXT(A1,"ddd")→ 日付から曜日を表示=IF(MOD(ROW(),3)=0,"Aさん","Bさん")→ 3日ごとに交代当番を設定
また、Googleスプレッドシートなら 条件付き書式 を使って、休日や特定の人の勤務日を色分けすることも可能です。
コツ③：見やすさを重視する
「誰がいつ入っているか」がひと目で分かることが大切です。
縦に日付、横に名前を配置した「カレンダー形式」や、Googleカレンダー風のレイアウトにすると視認性が高まります。
色分けや太字の活用で、担当者がすぐに確認できるようにしましょう。
トラブルを防ぐための工夫
シフトや当番表を作るときには、トラブルを未然に防ぐ工夫も欠かせません。
① 変更ルールを明確にする
「急な欠勤や都合変更があった場合は誰に連絡するか」を明示しておくと混乱が防げます。
ルールを明文化し、当番表の下に書いておくと親切です。
② 作成者を複数にする
1人だけで管理すると、責任や負担が偏ります。
複数人で確認・承認する体制にすると、ミスの防止にもなります。
③ 定期的に見直す
数か月ごとに「当番の公平性」「メンバーの満足度」を確認しましょう。
アンケートやミーティングで意見を聞くと、次回の改善につながります。
無料で使える便利ツール
最近では、当番表やシフト表を簡単に作れる無料ツールも増えています。
- Googleスプレッドシート：共有・自動更新が可能
- Excelテンプレート：Microsoft公式サイトにも無料配布あり
- シフオプ・Airシフト：飲食店や小売店向けの無料シフト管理ツール
- 当番表アプリ（自作も可）：LaravelやFastAPIなどでカスタムアプリを作成する方法も
特にGoogleスプレッドシートは、リアルタイムで共有できるため、チーム全員が最新の情報を確認できる点で優秀です。
下記当サイトのWebアプリもご利用いただけると幸いです。
当番表作成を効率化する考え方
最後に、「作業を減らして管理をラクにする」ための発想を紹介します。
- 入力は1回、反映は自動化（関数やスクリプトの活用）
- 共通フォーマットを統一（誰でも編集できるテンプレート）
- SlackやLINE連携でリマインド（「明日あなたの当番です」通知）
- 属人化を防ぐ（担当者が変わっても続けられる設計）
これらを意識することで、シフト作りのストレスが大きく減ります。
まとめ
当番表・シフト表をうまく作るコツは、「目的を明確にし」「公平で見やすく」「自動化や共有をうまく使う」ことです。
特にExcelやGoogleスプレッドシートを使うと、誰でも手軽に効率的な表を作ることができます。
最初は少し手間がかかりますが、テンプレートを作っておくことで次回からは圧倒的にスムーズになります。
公平でわかりやすい当番表は、チームの信頼と効率を高める大切なツールです。
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